Если вы решите нанять сотрудника по трудовому договору, вам придется выполнить ряд формальных обязательств. Не волнуйтесь - в этом руководстве вы узнаете, как шаг за шагом выполнить все формальности, связанные с трудоустройством по трудовому договору, такие как: личные анкеты, направление на медицинская книжка, подписание контракта, обучение здоровью и безопасности и другие.
Работа по трудовому договору
Из предыдущего шага вы узнали о найме сотрудника по трудовому договору. Если вы уже нашли человека, которого хотите нанять, на этом шаге вы узнаете, как выполнить все формальности, связанные с приемом на работу сотрудника по трудовому договору.
1. Получить и проверить личные данные сотрудника - личные анкеты.
Перед приемом на работу вы имеете право потребовать, чтобы ваш будущий сотрудник предоставил ваши личные данные в форме заявления или задокументировал его.
Данные, которые необходимо заполнить в анкете для соискателя, должны включать вопросы о:
- имя (имена) и фамилия
- имена родителей
- Дата рождения
- место жительства (почтовый адрес)
- образование
- предыдущая работа
Если вы решите нанять, вы также сможете запросить другие личные данные сотрудника. Персональная анкета для сотрудника должна содержать вопросы по:
- имена, фамилии и даты рождения детей сотрудника, если он решит взять отпуск по уходу за ребенком или выходные дни для ухода за ребенком до 14 лет
- предоставить дополнительную информацию, например, о религии вашего сотрудника, если он / она хочет получить отпуск с работы в связи с праздниками
Помимо личных данных сотрудника, также можно запросить другие личные данные, но только если необходимость их предоставления вытекает из отдельных положений. Например, вы можете потребовать, чтобы ваш сотрудник представил декларацию о судимости, но только если положения других законов требуют такой информации, например, при выполнении профессии учителя.
Работодатель может потребовать от соискателя предоставить определенные документы, подтверждающие, что человек написал в своем резюме или что он сказал во время собеседования. Эти документы будут храниться в портфеле сотрудника, о котором вы узнаете больше на следующем шаге.
Предупреждение! Обратите внимание, что в личном деле сотрудника вы будете хранить только копии или копии документов, представленных сотрудником. Оригиналы могут быть запрошены только для ознакомления или с целью изготовления копии или расшифровки стенограммы.
В дополнение к заполненной личной анкете вы также можете потребовать предоставить:
- справки о трудоустройстве с предыдущих мест работы или другие документы, подтверждающие периоды работы, охватывающие периоды работы, приходящиеся на календарный год, в котором работник подает заявление о приеме на работу
- документы, подтверждающие профессиональную квалификацию, необходимую для выполнения предлагаемой работы
- аттестат об окончании средней школы - для лица, подающего заявление о приеме на работу с целью профессиональной подготовки
- медицинская справка или медицинская, которую вы можете оформить на сайте https://os-med.ru/medknizhki/, книжка об отсутствии противопоказаний к работе на определенной должности
- другие документы, если обязанность их представления вытекает из отдельных положений
Кандидат, который подает заявление о приеме на работу, может дополнительно предоставить документы, подтверждающие его навыки и профессиональные достижения, например, сертификаты о прохождении курсов или курсов, а также справки с предыдущих мест работы или другие документы, подтверждающие периоды работы, охватывающие периоды работы, приходящиеся на другой календарный год, чем год, в котором вы подаете заявление о приеме на работу, и документы, являющиеся основанием для реализации особых прав в сфере трудовых отношений.
2. Выдать направление на первичное медицинское обследование.
Нельзя допустить сотрудника к работе без действующей медицинской справки об отсутствии противопоказаний для работы на определенной должности. Поэтому перед подписанием договора с сотрудником необходимо оформить направление на первичное медицинское обследование.
В соответствии с Трудовым кодексом каждый работодатель обязан за свой счет оказывать работникам профилактическую медицинскую помощь. Эта помощь включает три типа тестов:
- предварительно , для людей, нанятых на работу
- периодически , в срок, установленный врачом по гигиене труда
- контроль , в случае нетрудоспособности более 30 дней по болезни
Однако есть и исключения. Предварительным испытаниям не подлежат:
- лица, принятые на работу у данного работодателя на ту же должность или на должность с одинаковыми условиями труда
- лица, принятые на работу на основании другого трудового договора, заключенного в течение 30 дней после расторжения или истечения срока предыдущего трудового договора с этим работодателем
Договоритесь с отделением медицины труда
Перед тем, как направить вашего первого сотрудника на первичный медицинский осмотр, вам необходимо подписать мандатный договор с отделением медицины труда, которое будет проводить обследования ваших сотрудников. Некоторые работодатели, особенно те, у которых мало сотрудников, возмещают работникам расходы на профилактические медицинские осмотры на основании счета, выставленного работником. Однако это не соответствует общепринятым нормам в этом отношении. Из закона ясно, что заключение работодателем договора с подразделением медицины труда, которое будет проводить медицинские осмотры сотрудников, является обязательным. Это касается любого рабочего места, независимо от количества сотрудников. На практике применяется редко, хотя нужно знать о последствиях, которые могут возникнуть в результате проверки, проводимой Национальной инспекцией труда. Таким образом, справка врача по медицине труда, с которой работодатель не заключил соответствующий договор, может не выполняться. Все зависит от инспектора Национальной инспекции труда, который будет или не будет подвергать сомнению медицинскую справку, с которой не был подписан контракт.
Предупреждение! Отсутствие письменной формы трудового договора не означает, что договор не был заключен, но отсутствие письменного подтверждения трудового договора, заключенного с работником, влечет наложение штрафа.
3. Подпишите трудовой договор со своим сотрудником.
Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме до начала исполнения работником служебных обязанностей. Однако, если письменная форма не была соблюдена, самое позднее в день начала работы сотрудника вы должны подтвердить сотруднику в письменной форме договоренности между сторонами контракта, тип контракта и его условия.
В трудовом договоре есть обязательные элементы, вытекающие из Трудового кодекса. Прежде чем подписывать трудовой договор с вашим сотрудником, убедитесь, что вы заключили все из них:
Важный! Отсутствие любого из этих элементов при подписании трудового договора не делает договор недействительным. Недостатки и споры могут быть объяснены и дополнены вами и вашим сотрудником, а если вы не придете к соглашению - в разбирательстве в суде по трудовым спорам. Поэтому лучше всего установить все вначале и включить все договоренности в договор.
- стороны контракта - сторонами контракта, конечно же, являются работодатель и работник
- тип контракта - в контракте должно быть указано, является ли он контрактом, заключенным на неопределенный срок, на определенный период, на замену или, возможно, на испытательный срок
- дата контракта
- вид работы - в контракте обязательно должна быть указана должность, профессия или объем деятельности, которую будет выполнять сотрудник. Вид работы должен соответствовать квалификации работника, и поручение ему работы, отличной от установленной, в принципе недопустимо.
- место работы - это место, где работник обычно выполняет возложенные на него обязанности, задачи и действия, вытекающие из трудовых отношений. Это может быть конкретный город или определенный район страны. Если он не является постоянным или вообще не указан в контракте, то ориентиром является место, где находится зарегистрированный офис работодателя.
- рабочее время - рабочее время - время, в течение которого работник находится в распоряжении работодателя на рабочем месте или другом месте, предназначенном для работы. Контракт должен содержать положение о том, является ли это работой полный или неполный рабочий день и что это такое.
- дата начала работ - в договоре должна быть указана дата начала работ, а если она была забыта, то это день заключения договора. а.
Дополнительные договоренности
Каждый контракт может содержать другие положения, если стороны хотят, чтобы они были включены в него. Это может быть, например, запрет на ведение соревновательной деятельности, надбавка за сверхурочную работу, более длительный срок уведомления, право на мобильный телефон, ноутбук или служебный автомобиль и правила их использования.
Важно! Положения трудового договора не могут быть менее благоприятными для работника, чем положения трудового законодательства, в частности Трудового кодекса. В такой ситуации они автоматически становятся недействительными и заменяются нормами общеприменимого трудового законодательства. С другой стороны, те, которые более благоприятны для работника, всегда применяются и являются обязательными для обеих сторон контракта.
Договор составляется в двух экземплярах, подписанные трудовые договоры должны быть составлены обеими сторонами, один экземпляр передается работнику, другой помещается в личное дело работника.
4. Обязанность предоставить сотруднику информацию об условиях найма.
Информация об условиях найма должна быть предоставлена работнику не позднее 7 дней после подписания трудового договора, даже если дата начала работы более поздняя (работник еще не приступил к работе). Информация об условиях найма должна быть в письменной форме и подписана работодателем.
Информация об условиях приема на работу должна содержать информацию о:
- дневная и еженедельная норма рабочего времени, применимая к сотруднику
- периодичность выплаты вознаграждения за работу
- продолжительность ежегодного отпуска для работника
- продолжительность периода уведомления о трудовом договоре, применимого к работнику
- и если работодатель не обязан устанавливать правила работы (такая обязанность возникает только при работе 20 сотрудников) - дополнительно ночью, место, дату и время выплаты вознаграждения и принятый способ подтверждения сотрудниками их прибытия и присутствия на работе и обоснование отсутствия на работе
Ваш сотрудник должен подписать, что он или она прочитали эту информацию. Подписанная информация об условиях найма включается в документацию сотрудника.
5. Предоставление информации о равном обращении при найме на работу.
Трудовой кодекс предусматривает обязанность предоставлять работникам возможность ознакомиться с принципами равного обращения при найме на работу.
Законодательные требования по информированию сотрудников выполняются в случае:
- включение текста положений о равном обращении при найме на работу в правила труда
- пересылка каждому сотруднику по электронной почте
- разместите их на доске объявлений компании
- обеспечение доступа сотрудников к регламентам путем беспрепятственного доступа к ним в конкретном организационном подразделении предприятия
Таким образом, работодатель не обязан доставлять этот документ в письменной форме каждому сотруднику. Эта информация должна быть не точным текстом правил, а информацией о них.
В Трудовом кодексе нет положения, когда работодатель должен информировать работника о содержании положений. Однако кажется, что это должно произойти в день подписания трудового договора или не позднее, чем в течение 7 дней с даты его подписания, то есть в течение времени, необходимого для информирования работника об условиях найма.
Невыполнение обязанности информировать сотрудников о содержании положений о равном обращении при найме не должно служить основанием для ответственности работодателя за нарушение прав работников.
Однако следует подчеркнуть, что, хотя работодатель обязан предоставлять работникам доступ к положениям о равном обращении, именно работники решают, будут ли и как они использовать возможность узнать об этих положениях. Они не обязаны это делать.
6. Проведение инструктажа по охране труда и технике безопасности.
Пока у вас нет сотрудников, вы не связаны требованиями охраны труда, то есть охраны здоровья и безопасности на работе. Вам не нужно проводить обучение по охране труда и технике безопасности, оценивать производственный риск, связанный с проводимой деятельностью, проводить периодические медицинские осмотры, составлять рабочие инструкции.
В случае, если вы решите нанять своего первого сотрудника, эта ситуация изменится - в этом случае на вас будут возложены дополнительные обязательства по мере того, как вы станете работодателем.
Вы будете не только отвечать за обучение своего сотрудника, но и будете проходить периодические тренинги по охране труда и технике безопасности. Трудовой кодекс гласит, что обязанность пройти первое обучение по охране труда для работодателя возникает при приеме на работу первого работника. Тренинги по ОТ и ПБ для работодателей должны проводиться специализированными организационными подразделениями, проводящими тренинги в этой области.
Если вы пройдете специальные курсы, вы сможете самостоятельно проводить тренинги по охране труда для своих сотрудников. Также вы можете воспользоваться услугами обучающих компаний и направить туда своих сотрудников.
Важно!
Работнику не разрешается работать, если он не имеет требуемой квалификации или необходимых навыков, а также достаточных знаний положений и принципов охраны труда и техники безопасности. Как следствие, работодатель обязан обеспечить (за свой счет), что обучение его работника по охране труда и технике безопасности проводится перед тем, как разрешить ему работать, и проводить периодическое обучение в этом отношении.
Знаете ли вы, что ...
Работодатель освобождается от обязанности проводить обучение по вопросам охраны труда и техники безопасности перед тем, как сотруднику будет разрешено работать только в одном случае - когда сотрудник будет работать на той же должности, которую он занимал у данного работодателя непосредственно перед этим. заключение с ним другого трудового договора.
Обучение охране труда и технике безопасности проводится во время работы и за счет работодателя.
Кто может проводить обучение по охране труда? Обучение может быть организовано и проведено работодателями, прошедшими специальные курсы по охране труда, или, по их запросу, организационными подразделениями, проводящими учебные мероприятия в области охраны труда и техники безопасности.